Die digitale Welt macht’s möglich. Heute kann über das Internet nahezu jedes Dokument gefunden werden, Datenbanken bieten die perfekte Möglichkeit für eine Recherche. Doch gerade ältere Dokumente aus den Zeiten des klassischen Buchdrucks sind online oftmals nicht verfügbar. Sie müssen erst gescannt über eine OCR-Software in digitale Zeichen umgewandelt werden. OCR ist die Abkürzung für Optical Character Recognition und bedeutet so viel wie Texterkennung.
Digitale Recherche-Standards
Vermutlich jeder hat schon einmal die Erfahrung gemacht. Digitale Archive von Unternehmen oder Behörden, Verzeichnisse von Zeitungen oder Zeitschriften sind hocheffektiv. In ihnen können Interessenten Artikel und Aufsätze, Schriften oder wichtige Dokumente finden. Während es heute üblich ist, alle Schriften per Computer automatisch digital zu erstellen, ist das bei Jahrzehnte alten Zeitungen oder bei uralten Formularen nicht der Fall. Sie liegen in aller Regel nur gedruckt vor. Über eine Texterfassung per Scanner ist das kein Problem mehr. Mit Hilfe einer OCR-Software können die gedruckten Schriftzeichen problemlos Zeichen für Zeichen erfasst und in digitale Zeichen umgewandelt werden. Auf diese Weise können die Anwender das aufwendige Abschreiben vermeiden und in einem automatisierten Verfahren auch große und umfangreiche Dokumente binnen kürzester Zeit einlesen.
Datenbanken wollen bestückt sein
Der Vorteil bei der Nutzung einer solchen OCR-Software liegt vor allem in der Möglichkeit, die Datenbanken eines Unternehmens oder einer Organisation auch mit älteren Dokumenten zu bestücken. Schließlich greifen viele Nutzer auf dieses Verfahren zurück, können sie sich doch das Abschreiben von Daten, z.B. beim Erfassen von Formularen, auf diese Weise ersparen. Durch das digitale Einarbeiten solcher Informationen wird es möglich, die Voraussetzungen für eine Volltextsuche zu schaffen. Je komfortabler Anwender, ob Sachbearbeiter in einer Behörde oder der private Endverbraucher, recherchieren können, desto wertvoller werden die Text-Datenbanken. Viele Unternehmen, gerade im Medienbereich oder bei der Aufbereitung statistischer Daten, nutzen diese Form als einen wichtigen Bestandteil ihrer unternehmerischen Finanzierung.
Kinderleichtes Arbeiten
Die Arbeit mit einer OCR-Software ist ausgesprochen einfach. Sie wird in Verbindung mit dem Scanner lediglich installiert und kann mit nur wenigen Klicks gesteuert werden. Mit ihrer Hilfe ist es möglich, praktisch zuzusehen, wie Druck- aber auch handschriftliche Daten in einer großen Verlässlichkeit umgewandelt werden – eine preisgünstige Lösung im privaten wie im unternehmerischen Bereich. Leistungsfähige OCR-Software finden Sie z.B. bei der Mediaform Informationssysteme GmbH .
Image: Stefan Körber – Fotolia
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